El diseño consiste en definir las áreas
y los niveles que deberán componer la organización, las interacciones de los
mismos, sus diferentes componentes, así como la manera en que se establecerán
los roles y puestos en general y las formas en que éstos serán evaluados. Este
proceso deberá de cumplir ciertas características:
1. Permitir
la ágil interacción de las diferentes áreas y niveles.
2. Evitar
las duplicidades de funciones.
3. Establecer
pocos niveles organizacionales.
4. Permitir
que cada empleado de la organización se sienta importante en el logro de los
resultados.
5. Mantener
el mínimo control necesario sobre el desempeño del trabajo.
Estructura
y estrategia de negocio.
El diseño de las estructuras debe estar
en concordancia con la estrategia general del negocio y con la manera en que se
desea administrar los recursos humanos. Identificación de las áreas que
compondrán una estructura.
Cuando se desea impulsar una función
específica dentro de una institución, lo más recomendable es crear un elemento
estructural. Esto se puede realizar de tres formas:
1. Tradicionalmente,
creando departamentos completos encargados de un rol, como los que manejan un
área de contabilidad o los departamentos de calidad.
2. Asignación
de la función a una sola persona, o a dos, con un alto nivel jerárquico, para
que puedan utilizar los recursos de cualquier departamento; así como operan
muchas de las áreas de desarrollo organizacional.
3. Creando
equipos temporales para proyectos claramente definidos, al estilo de los
círculos de calidad y de los equipos de acción correctiva que han estado de
moda en muchas organizaciones.
Los tipos de estructuras. El desarrollo
estructural contribuye de estas maneras a la articulación de los diferentes
elementos organizacionales:
1. Permitiendo
que se establezcan líneas de interacción, mediante dependencias directas y
dependencias indirectas (staff)
2. Formando
comités o equipos interdisciplinarios formales y permanentes, cuya influencia
afecte a varios departamentos.
3. Formando
estructuras de tipo matricial.
Las tres propuestas mencionadas
benefician el clima organizacional en cualquier institución.
Por su parte, las estructuras
matriciales son las que aseguran una mejor representatividad de los intereses e
ideas de todos los empleados en las decisiones organizacionales.
Los
niveles organizacionales.
En este concepto están las que muestran
las características siguientes:
1. La
totalidad de la estructura consta generalmente de tres niveles; objetivo,
general y directivo.
2. Se
desarrolla una amplia labor de capacitación y delegación de autoridad en el
nivel operativo, para suprimir la supervisión.
3. Los
grupos son habilitados como equipos de autogestión, es decir, capaces de
dirigirse y administrarse por sí solos.
4. El
rol gerencial se asemeja al del director técnico de un equipo deportivo
(coach)pues se caracteriza, entre otros aspectos, por estas habilidades: a)
establecer contacto y desarrollar empatía entre las personas; b) orientar a los
demás (counseling); c) actuar como mentor; d) actuar como tutor, y e)
confrontar y retar a las personas como estrategia de motivación.
Distribución
de roles en las estructuras.
Adaptando la propuesta original de
Adizes, es posible considerar que en una organización existen cuatro roles
fundamentales: Productor, administrador, creativo e integrador.
El rol de productor se refiere
fundamentalmente al papel que deben desempeñar muchos puestos de la
organización para conseguir rápidamente los resultados esperados, sin importar
la dificultades que deben de enfrenta en el camino.
El rol del administrador es quien debe
de mantener los controles de la organización; se encarga de llevar los
registros y las memorias, así como de implementar los procedimientos y procurar
su cumplimiento.
El papel creativo es responsable de la
búsqueda de nuevas alternativas o d la innovación. Le corresponden puestos de
investigación y desarrollo, de mercadotecnia, y otros, y sin responsables de
promover nuevos negocios, etc.
Por último, los puestos con papel de
integradores tienen como principal propósito atender a las personas que
conforman la organización, procurando que se integren a la misma, formen
equipos de trabajo y desarrollen buenos estilos de liderazgo.
El
ciclo de vida de las organizaciones.
P: Productor A: Administrador C: Creatividad I: Integrador
PACI: Equilibrio entre los cuatro roles
·
Infancia
organizacional: Canaliza su energía básicamente para
obtener ganancias y conseguir clientes, auditorio, afiliados, etc.
·
Adolescencia
Organizacional: Intentos de establecer cierta normatividad,
reacciones rápidas (impulsivas), Crecimiento no armonioso (Exagerado en algunas
áreas y deficiente en otras) y conatos de luchas entre ciertos mandos altos y
medios para lograr más poder interno.
·
Burocracia:
Exceso de controles que ahogan la flexibilidad institucional.
·
Madurez
Organizacional: Adecuado equilibrio en la estructura (Pocos
niveles, flexibilidad, innovación, etc.)
Descripción
de puestos.
En la administración tradicional se emplean
las descripciones de puestos como una herramienta de decisión de lo que se
espera de una persona que es contratada para realizar determinada función.
Recientemente, se ha comprobado que las
descripciones de puesto son utilices cuando sus actividades son muy mecánicas y
repetitivas. Es difícil que los puestos gerenciales y directivos puedan ser
encasillados en las características de una descripción de puestos. Para ellos
se prefieren herramientas similares a los marcos organizacionales o a las
descripciones de roles y resultados esperados.
Definición
de los puestos de una estructura.
Los puestos en las estructuras
organizacionales se definen en función de las cargas de trabajo, de los niveles
de automatización y del grado de especialización que se desea que se mantengan
entre sí.
Valuación
de puestos
Valuar un puesto consiste en identificar
las características de las tareas que exigen al mismo y determinar cuánto es el
pago que corresponde a ellas.
En general los métodos de valuación de
puestos contienen los siguientes criterios, considerados de alguna forma:
1. Escolaridad
requerida al ocupante del puesto para su adecuado desempeño.
2. Experiencia
laboral del ocupante
3. Habilidades
físicas y mentales indispensables en lo particular.
4. Nivel
y tipo de relaciones que mantiene el ocupante de la función.
5. Impacto
del puesto en los resultados generales del negocio.
6. En
caso necesario, describir niveles de riesgo del puesto por condiciones físicas,
químicas, biológicas o ambientales.
Generalmente, los factores que tienen
mayor peso en las evaluaciones de puesto son los que se refieren a los aspectos
psicológicos de las personas.
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